Et côté administratif ?
La mise en place d’un stage aux États-Unis et l’obtention d’un Visa J-1 associé entraînent quelques démarches administratives supplémentaires. Pas de panique, Calvin-Thomas vous accompagne dans ces formalités pas à pas…
COUVERTURE
Assurance médicale
L’assurance médicale souscrite par le sponsor est obligatoire pour l’obtention d’un Visa J-1. Ainsi, tous les candidats d’America Welcome bénéficie d’une couverture médicale Envisage Global Insurance.
Ce contrat d’assurance proposé est reconnu par les autorités américaines. Il comporte une garantie médicale, assistance, rapatriement et responsabilité civile.
2 cas de figure pour obtenir le remboursement de ses frais de santé (qui sont très élevés sur le sol américain) :
- le participant est traité par un médecin du réseau :
il n’a pas besoin de faire remplir de feuille de remboursement (équivalent d’une feuille de soin en France) car le médecin sera remboursé directement par la compagnie d’assurance. C’est très rare pour le système médical américain. C’est de ce fait une vraie chance pour les participants. - dans les autres cas :
le participant doit avancer les frais médicaux puis envoyer la feuille de soin auprès de son organisme d’assurance. Il dispose d’une application pour suivre l’évolution de ses remboursements en ligne (courrier reçu, courrier traité, remboursement crédité, etc.).
À savoir : l’assurance comprend une franchise de 100$ par visite médicale et de 250$ par passage aux services d’urgence. L’assurance vous permet aussi d’accéder au service de téléconsultation.
FISCALITÉ
Les taxes et impôts
Durant votre stage, vous devrez payer des taxes fédérales et locales. Si vous êtes rémunéré, vous devrez également payer des impôts sur le revenu.
LES GRANDS PRINCIPES
Tous les stagiaires possédant un visa J-1 doivent payer :
- la taxe d’état sur le revenu,
- la taxe fédérale sur le revenu,
- la taxe locale sur le revenu.
Ces taxes, déduites de votre feuille de paie, peuvent être remboursées.
En effet, si vous bénéficiez d’une rémunération, vous pouvez, à votre retour en France, récupérer une partie des taxes que vous aurez payée pendant votre stage. Nous vous conseillons de passer par le site Taxback pour le remboursement de vos taxes.
En revanche, tous les stagiaires possédant un visa J-1 sont exempts de :
- la taxe de sécurité sociale (FICA),
- la taxe de l’assurance chômage (FUTA).
Cependant, les règles concernant ces taxes et impôts sont régulièrement revues et modifiées. De même, de nombreux pays ont négocié des traités avec les États-Unis et concernant les travailleurs de nationalité étrangère.
Pour obtenir des données à jour et plus précises que les informations ci-dessous, nous vous conseillons de visiter le site de l’IRS (Internal Revenu Service).
Formulaire W4
Le formulaire W4 doit être rempli par l’employeur et le stagiaire le premier jour de stage. Il fait office de contrat de stage et il détermine le montant de la taxe retenue sur le salaire du stagiaire.
Le numéro de sécurité sociale est nécessaire pour remplir ce formulaire. Si le formulaire W4 n’est pas rempli correctement, le stagiaire se verra surtaxé ou sous-taxé.
Sachez que s’il est sous-taxé, le stagiaire devra rembourser le gouvernement des États-Unis, sous peine de se voir refuser l’obtention d’un nouveau visa.
Formulaire W2
L’entreprise qui accueille un stagiaire doit lui fournir le formulaire W2, qui récapitule le montant total des salaires versés. Compte tenu que les taxes sont calculées sur la base des salaires versés durant l’année, le formulaire W2 n’est disponible qu’à partir du mois de janvier de l’année suivante.
Ce formulaire est indispensable pour obtenir le remboursement de certaines taxes. Si le stagiaire ne reçoit pas le formulaire W2 avant le 1er février, nous lui conseillions de contacter son employeur afin d’en faire la demande.
FORMALITÉ
L’assurance sociale américaine
La sécurité sociale américaine n’a rien en commun avec la sécurité sociale française ! Elle n’est pas en charge des frais médicaux, mais des versements des pensions aux personnes invalides ou retraités.
Si les participants à un programme d’échange ne sont pas soumis à la taxe de Sécurité Sociale, ils doivent néanmoins obtenir un numéro de Sécurité Sociale ainsi qu’une carte de Sécurité Sociale si leur stage est rémunéré.
Votre employeur sera en mesure de vous aiguiller pour vous aider à l’obtenir dès votre arrivée. Vous recevrez la carte comportant son numéro d’identifiant dans un délai de 3 semaines.
Ce numéro est très important, car il permet de vous identifier sur le territoire américain. Il vous permettra également d’effectuer des démarches telles que louer un appartement, ouvrir un compte bancaire, acheter une voiture, etc.
Attention :
- Pour que le bureau de Sécurité Sociale vous délivre votre carte d’identification, votre arrivée sur le sol américain doit être enregistrée.
- Pour cela, vous devrez avoir effectué l’activation de votre SEVIS, une procédure simple d’enregistrement de votre arrivée auprès du sponsor. Les détails pour faire ce check-in vous seront fournis à la fin de votre procédure d’inscription.
- Il faut environ 3 jours pour enregistrer ce check-in. Vous devrez de ce fait aller au bureau de la Sécurité Sociale dans la semaine qui suivra votre arrivée.
L’employeur ne doit donc pas la déduire de votre salaire. Les déductions faites sous la rubrique “Social Security” ou “FICA”, si déductions il y a, doivent être remboursées.
RESSOURCES
Les liens utiles
Retrouvez tous les liens utiles pour vous aider tout au long de votre recherche de stage aux États-Unis.
ORGANISMES OFFICIELS
- Ambassade des États-Unis à Paris
Prendre rendez-vous à l’ambassade - U.S. Department of State
- IRS (Internal Revenue Service)
- INS (Immigration and Naturalization Service)